Flowchart Booking dan Penerimaan Pendapatan Pada Hotel Budi ( Costumer Booking Via Traveloka )

PERIHAL

Hotel Budi berencana untuk mengembangkan usahanya dengan melakukan penjualan secara online. Untuk itu perusahaan bekerjasama dengan jasa Traveloka yang pembayaran dapat dilakukan melalalui kartu kredit. Dengan Kerjasama ini diharapkan akan meningkatkan omzet penjualan kamar.

KONDISI

• Customer booking Via Traveloka ( metode pembayaran tamu : Kartu Kredit )
• Customer mendapat bukti E-Voucher dari traveloka jika sudah melakukan pembayaran booking.
• Traveloka mengirimkan E-Voucher ke Customer dan Pihak Hotel Budi sebagai bukti bahwa  ada pemesanan dari customer.
• Traveloka membayar tagihan hotel sesuai dengan cara pembayaran  pada perjanjian kerjasama anatar hotel yang memuat tata cara pembayaran sebagai berikut DIBAYARKAN SEBELUM TAMU DATANG ATAU SEBELUM TAMU CHECK OUT

DEPARTEMENT YANG TERKAIT

•  Front Office
•  Bagian Keuangan ( Kasir)  
• Sales Admin

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

• E-Voucher
• Memo Booking
• Booking Confirmation Letter
• Form  Booking
• Form Tamu
• INVOICE
• Bukti Transfer
• Laporan Keuangan
• Kartu Ucapan Terima Kasih

DESKRIPSI

A.      Booking

•  Costumer melakukan process booking pada traveloka.com  dengan langkah langkah sebagai berikut:
•  Customer mencari hotel pada halaman traveloka
•  Customer memilih hotel pada halaman pencarian
•  Customer melakukan pemesanan pada hotel yang dipilih
•  Customer mengisi data pemesanan (data tamu, tagl cek in dan tanggal cek out )
• Setelah menginput data pemesanan, customer memilih metode pembayaran menggunakan kartu kredit
•  Setelah mendapatkan konfirmasi pembayaran, traveloka mengirimkan e-voucher kepada customer  dan kepada hotel BUDI melalui front office , yang menandai bahwa pembelian telah sukses
• Hasil print out E-Voucher digunakan untuk melakukan cek in pada hotel yang dimaksud
•  Front Office menerima E-Voucher Traveloka dari management Traveloka
•  Front Office melakukan input data dan status booking (Penggantian status kamar yang dimaksud , menjadi ‘dipesan’) dan menulis kode voucher pemesanan
• Front office membuat memo booking (2 Rangkap ) , rangkap 1 diinput kedatabase dan dijadikan arsip, rangkap 2  diberikan ke  Sales Admin untuk ditindak lanjuti.
•  Bagian Sales Admin menerima memo booking (R2), melakukan rekap dan membuat Booking Confirmation (2 Rangkap )dan Membuat form booking (2 Rangkap). Booking Confirmation Letter (R1) dikirimkan ke pihak Traveloka menggunakan email bersamaan dengan invoice yang dibuat bagian keuangan. Booking Confirmation Letter (R2) diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Invoice.
• Bagian Keuangan menerima Booking  Confirmation Letter dan membuat tagihan ( INVOICE – 2 Rangkap ) , Rangkap 1 Invoice diserahkan ke Sales Admin untuk dikirimkan ke TRaveloka, Rangkap 2 Invoice sebagai Arsip.Bagian keuangan mencatat booking pada Form Booking.

B.      Cek In

•  Front office menerima E-Voucher dari Customer
•  Front Office melakukan pencocokan kode voucer yang diterima dari costumer dengan kode voucer yang diterima dari traveloka pada Form Booking pada database
• Jika data data yang diserahkan Customer cocok dengan database booking, Front Office membuat Memo Cek-in (2Rangkap ) Rangkap 1 diserahkan kepada Customer sebagai tanda bahwa Customer sudah bisa menggunakan fasilitas  (menginap ) pada hotel Budi dan Rangkap ke 2 di serahkan kepada Sales Admin sebagai pemberitahuan bahwa Booking Sudah Dikonfirmasi.
•  Sales Admin yang menerima Memeo cek in memberitahu pihak Traveloka bahwa Tamu sudah cekin dan mengingatkan pembayaran yang harus dilakukan oleh pihak Traveloka kepada Hotel Budi.
• Setelah Cek In dikonfirmasi kepada Pihak  Traveloka, Traveloka akan  membayar sejumlah uang via transfer bank  sesuai dengan INVOICE  yang diterima dari hotel BUDI
•  Setalah melakukan transfer, Traveloka akan mengirimkan bukti transfer ke Sales Admin  Hotel BUDI .
•  Sales Admin menyerahkan bukti pembayaran Traveloka kepada Bagian Keuangan , Bagian keuangan yang menerima bukti transfer dari Pihak Traveloka melakukan pengecekan pada rekening Bank.
• Setelah Uang diterima , Bagian keuangan membuat Tanda Terima Pembayaran ( pelunasan pembayaran ) , Tanda Terima Pembayaran dibuat 3 rangkap, 1 rangkap untuk bagian Sales Admin, 1 Rangkap untuk  Traveloka, dan 1 rangkap sebagai bukti untuk rekapan saaat membuat laporan keuangan.
•  Bagian Keuangan  membuat laporan keuangan terhadap transaksi tersebut
•  Laporan keuangan yang  dibuat   oleh Bagian Keuangan diserahkan kepada pihak management setelah dilakukan night audit.
• Sales Admin yang menerima Tanda Bukti Pembayaran membuat Kartu Ucapan Terimakasih, yang akan diserahkan ke Bagian Front Office. Dimana Kartu Ucapan Terimakasih akan diberikan kepada Customer saat Customer melakukan Cek-Out.

C.      Cek Out

• Customer menuju Front Office untuk melakukan cek out
• Front Office melakukan konfirmasi kepada Customer bahwa pembayaran sudah diterima, dan Front Office memberikan Kartu Ucapan Tanda Terima Kasih kepada customer, yang menandakan bahwa customer diperbolehkan cek out .

FLOWCHART